自社の働き方改革を目指してアトラシアンのツール導入を決定
NRI では現在、企業理念である「未来創発」の実現に向けた長期経営ビジョン「Vision2022」を推進中だ。その重要な柱の一つが「生産革新」であり、今回の「働き方改革」も、そうしたイノベーションの延長線上に位置付けられている。
だが、いざ取り組もうとした時点で非常に多くの課題に気づいたとNRI 中川氏は振り返る。同氏が所属する生産革新本部は「最先端の生産開発技術に精通し、NRIグループ全体としての生産性と品質の向上を実現する」部署であり、今回の働き方改革プロジェクトでも主導的な役割を担ってきた。
「むだな会議や縦割り組織によるコラボレーション欠如、現行業務を変えることへの抵抗感、Excel中心の文書管理など問題がありました。調査したところ、1日の約半分が会議とメール処理で終わっている部署もありました。まさに生産性向上のための改革は急務だったのです」（中川氏）
生産革新本部では、直ちに自社の要件に適したツールの選定を開始。入念な検討を重ねた結果、「チャット」「タスク管理」「情報共有」「分散型バージョン管理」の機能を提供する、4つのアトラシアン製品の導入を決定した。
2015年4月からツールの展開がスタート。2016年後半からはトップダウンによる各部署への導入が決定し、利用者数が急増した。2018年2月現在では、NRI社内だけで1780名、NRIとパートナーを合わせると9000名近くに達している。
メール量の劇的な減少と情報検索・収集のスピードアップを達成
中川氏は、導入にあたって苦労したポイントを3つ挙げる。
（1）反対勢力の存在
導入予定の各部署から「実績はあるのか？」「数年後にまた変えるのでは？」「使いこなせない気がする」といった抵抗があった。そこで新しいもの好きや若手が多い小さなプロジェクトをターゲットに突破口を開き、徐々に実績を作りながら拡大した。
（2）各部署から「わからない」の声
大規模プロジェクトだけに、「使い方がわからない」というユーザーからの大量の問い合わせ対応にも苦心した。これには「生産革新本部が管理者となり設定を反映する」「機能制限を加えつつお勧めテンプレートを多数作成する」「根気よく説明会やハンズオンを実施」「軽めのツールから展開していく」といった施策を、ユーザーに寄り添い繰り返し行った。
（3）「現行保証」の要求
本格展開にあたっては、「現行保証」、つまり「新しいサービスを利用してこれまでの業務が行えることを保証してほしい」「生産革新本部が展開していた既存ツールの機能は保証してほしい」といった声があった。これには現行業務のヒアリングを行い、新しい業務フローの提案を進めた。またプラグインを作成し、既存の機能保証と同時に標準化を図った。Excelを使いたいとの要望には、Excelの情報をJIRAに反映させるExcelマクロを外部ツールとして提供した。
続いて中川氏は、ツール導入がもたらした改革の成果を紹介。中でも注目すべきは「メール量の劇的な減少」と「情報検索・収集に要する時間の大幅削減」だ。
「拠点間のコミュニケーションにチャット機能を利用できるようになった結果、メールだけでなく電話時間も減りました。またアトラシアンの情報検索機能は強力なので、ツールにプロジェクト情報を格納しておき、必要なときにすぐに検索・利用できるのも大きな改善でした」（中川氏）
生産革新本部がツールに対する評価を社内でヒアリングした結果、総合評価では5点満点の平均4点以上と、高いスコアをマークした。また時間削減効果は平均30分以上と、大きな改善が見られた。さらに専用ツールを利用して業務アプリケーションの利用状況を分析した結果でも、30分以上削減されたとの結果が出ている。
トップダウンとボトムアップの合わせ技で企業文化を変える
今回の「働き方改革」が組織文化にもたらした変化を、中川氏は3つ挙げる。
- 縦割り文化の解消：他チームとのコラボレーションが自然発生。
- チーム文化の統一：各チームで同じツール、同一の管理を導入した結果、全社レベルでの標準化が進行。
- 気兼ねないコミュニケーション：チャットの方がメールよりも心理的なハードルが低い。
そして最後に中川氏は、アトラシアン製品を導入・普及する際に意識すべき3つのポイントを挙げた。
- トップダウンでの導入推進とボトムアップでの普及：トップの意思決定で反対勢力を抑え、現場や若手からの推進で口コミが広がる。
- 導入するソフトウェアの順序を意識する：簡単に使えるソフトから導入を実施。
- アトラシアン ネイティブを作る：若手や新入社員にとって「アトラシアンのツールを使うのが当たり前」の文化を醸成する。
NRIでは自社での導入成果をもとに、アトラシアン製品と自社で培った大規模プロジェクト・高品質の管理のノウハウを組み合わせた業務改革・生産性向上のためのパッケージ「aslead（アスリード）」をリリースした。これについて中川氏は、「私たちが自ら取り組み、成果を体感したベストプラクティスは、業務のむだやチームワークの問題で悩んでいる方々のお役に立つと確信しています」と力強く語り、セッションを終了した。
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