SharePoint Onlineを利用開始する
SharePoint Onlineは、実はOffice 365を契約した時点でテンプレートが作成されるため、すぐにでも利用開始できます。
後は実際に触れて学習し、チーム、プロジェクト、会社に適したサイトへと変更していきます。
この自由度がSharePoint Onlineで「何をすればいい？」「難しい」と感じられてしまう部分でもあります。
もし初めて触れるのであれば、以下に沿って利用してみることをお勧めします。以下は著者が社内でSharePoint Onlineを展開するにあたり心掛けて、実際に現在導入に成功している部分です。
- ファイルサーバーに保存していたドキュメントを逐次ライブラリに置き換える
- チームでの予定表をSharePoint Online上で行う
- ディスカッション掲示板を利用して部署、拠点を跨いだ交流を行う
- 社内の集合知としてナレッジ用のWikiを構築する
- お知らせをトップサイトにおいて積極的に利用させる
重要な点は一部の人たちが使うより、全利用者が触れるようにする枠組みの構築です。特に腰が重いのは往々にして管理部など、事務系の部門です。管理部門が全社員に伝えたい内容をSharePoint Onlineのお知らせに投稿する。ライブラリにファイルを置く。これを実現するだけでSharePoint Onlineの利用率は大幅に向上します。
通常のファイルサーバーでいいと感じる方も多いかもしれませんが、中小規模の企業ではファイルサーバーで履歴管理をしている所は少ないのではないでしょうか。SharePoint Onlineでは短い手順で履歴管理が実現できますし、Office Onlineと組み合わせることでよりドキュメントファイルの利用が進みます。
従来の手法で実施していたドキュメント作成も、Office OnlineとOneNoteによるチームでドキュメントを育てていく手法に代えていくことで品質を向上しやすくなるでしょう。
なお、SharePoint Onlineはナレッジを蓄積するためのポータルだけあって、検索機能が非常に充実しています。
SharePoint Onlineのサイト上ではさまざまな場所で検索ができますし、ファイルの中身も検索対象として検索ができます。
また、高度な検索フィルターがあるため、より短時間でファイルがどこにあるのかを特定できます。
検索フィルターは下記のような物が提供されています。
- ファイルの種類を指定（Word／Excel／PowerPoint／PDF／Webページ／zip）。
- 作成者を指定
- 更新日を指定
一度ファイルの中身も検索対象になることを知れば、より全社的な利用促進が進むでしょう。
ぜひいろいろ模索して効率を向上させられるような運用を心掛けてみてください。
