PyCon JP 2012 レポート
～第3回 裏方の人々

会場

　会場担当のナツです。

　スタッフ初参加で会場主担当という大役を仰せつかり、あれよという間に駆け抜けた感がありますが、振り返りたいと思います。

　会場係の役割は、その名のとおり会場と各係の橋渡しです。大学様側との窓口になり、皆の「こうしたい」が実現可能かの確認や、必要なものの手配を行いました。

会場となった産業技術大学院大学

主な内容

　今回行った主な業務は、以下のようなものでした。

• 各教室の確保
• 各担当からの依頼に応じて、大学側との調整
  • ホールの準備
  • YouTubeライブ配信の手配
  • スポンサーブース・バナーの配置
  • プログラムの内容に応じて教室のセッティング（併設イベント含む）
  • パンフレット掲載向けの会場データ提供
  • ランチ場所確保・手配
• 前日の会場設営
• 当日の巡回

　前日は、会場となっている産業技術大学院大学様へお邪魔して、会場設営を行いました。 各教室の机を整え、プロジェクタや撮影機材を用意して回り、一通りの最終チェックとなります。1日目の基調講演も行った中央ホールについては、ホール担当スタッフにお任せしていましたが、スポンサーブースやバナーがきれいに配置されていました。

　PyCon JP当日は、併設イベントを実施されるコミュニティへの教室の受け渡し・返却処理に始まり、各教室で困ったことが起こっていないかを巡回しながら確認していました。 手薄になっている部署へ行って手伝いに回ったり、不足している物資を届けたり、困っている様子の参加者の皆さんに声をかけて目的の教室へ案内したり、臨機応変に動き回る必要があります。 前日の準備から含めると、3日間ほぼ立ちっぱなしでした。

　大変な役割でしたが、スタッフ・参加者の皆さん問わずたくさんの人との接点が持てたことはとても楽しく、有意義なものでした。 その反面、歯車が狂うと各方面に影響してしまうため、連携が不十分だった係の関係者などには迷惑をかけてしまったことも多々あったかと思います。 また、施設内の案内が不十分であったため、会場内で迷っている方が散見されたことも、申し訳ありませんでした。

トランシーバーは会場を走りまわる会場係の必需品

次回へ

　次回は会場内のナビゲーションなどを中心にを改善して、皆様により直観的に楽しんでいただける会場づくりを目指したいと思います。

　最後に、来場してくださった皆様、会場を提供してくださった産業技術大学院大学様、協力してくださったスポンサー各社様、不慣れな私を全力で助けてくださったスタッフ全員に深く感謝します。

　計画性と体力、臨機応変さが求められる係ですが、参加してくださる皆様が素敵な時間を過ごせるように、より良い場を目指していきたいと思います。