個人的にスクラムのエッセンスを取り入れる方法
スクラムとは仕事のフレームワークだという話をしましたが、仕事のやり方を一気にスクラムに変えることは、基本的に混乱をまねくので注意してください。スクラムのエッセンスを無理のない範囲で少しずつ取り入れて、どういう利点があるのか実感しながら導入を進めてみることが肝心です。
まずは個人の仕事の中で、経験主義的な進め方にトライしてみましょう。
経験主義的なタスク管理をしてみよう
1. 今日1日のタスクを洗い出そう
毎日仕事をしていればそれなりに経験は溜まっていきますが、「何にどれくらいかかるか」を把握しないまま仕事を進めていると、基本的にキャパオーバーになりがちです。スクラムでは1リリースに必要な最短期間を「スプリント」とよばれる一定の期間として設定しますが、まずは一定期間で自分がどのくらいの仕事量ができるかを予想してみましょう。
2. 予測を妨げるハードルを知ろう
さて、定時がきました。朝にたてた予想どおり仕事は進んだでしょうか。
おそらく、思ったよりも仕事が進まなかった人が多いと思います。それは全く問題ありません。ここで大切なのは、想像していなかったどんなことが起きたかを把握することです。
- 突然の質問や頼まれごとがあった
- 会議が延びた
- 朝に思っていたよりタスクが難しかった
このように、朝の予測を不正確にした要因を把握します。
3. 予測を妨げるハードルを取り除こう
「予測を不正確にした要因＝ハードル」を把握できれば、明日のタスク進捗を予想するときに、スムーズに進まなかった時のイメージもできるようになります。
さらに大切なことは「予測を不正確にした要因」を取り除くように行動することです。
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突然の質問や頼まれごとがあった
- 急ぎではなさそうなので、明日のタスクとして今日の仕事は予定通り終わらせる。
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会議が伸びた
- 予定どおりに会議が進むよう、タイムキープを促してみる
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朝に思っていたよりタスクが難しかった
- 作業途中でも、詳しい人に聞いてみる
- タスクの粒度が荒かったので、もっと細かく分割してみる
このような解決方法が考えられます。
4. 時にはゴールを変更しよう
急ぎの質問や想定外の障害、そもそもやるべきことが変更になったなど、1日のことでも見通しや除去が難しいハードルは必ず発生します。そんなときは、見通しがずれそうとわかったらすぐに、ここまでやると決めたゴールをずらします。
定時になって予定タスクが全然終わりそうにもないことに気づくよりも、定時の数時間前だとしても今日どこまでやるか見通しを再設定するほうが、明日の仕事をスムーズに進めることができます。
今日はここまでしか進まないと分かった時点で、明日のタスクの進め方をもう一度考え直す、想定外のハードルが発生したことを周囲に相談するというタスクを新しくつくることもできます。
大きく道を外れる前に少しずつ軌道修正することを繰り返すことで、「ほとんど予定どおり進めることができた」「予定とは違ったが、問題なく終わらせることができた」という達成感が得られる日が増えていきます。軌道修正をしながら仕事をうまく進めることは、毎日を気持ちよく過ごすという仕事のモチベーティングにもつながるのです。
