参加者管理
家治です。PyCon JPは2014で初めて参加し、それがきっかけで2015はスタッフとして参加しました。私の担当していた参加者管理の作業は、チケットの価格や種類の設計、connpass上でのチケット数の調整、遠方支援制度の案内と対応が主でした。
また、当日はカンファレンス受付も担当しました。カンファレンス初日の受付は、副座長の吉田さんによって基調講演の開始までに数百人が来場する想定で計画されています。しかし今回は初日の来場ペースが緩やかだったので、落ち着いて来場者の方々をお迎えすることができました。それに加えて、2日目で並行した子ども向けワークショップの受付を含めて、カンファレンス中はほとんど大きなトラブルが起こらずに済みました。新しい試みを行ってもなお平穏に終わったことはとても幸運なことです。
受付は事務局チームのスタッフに手伝ってもらいましたが、全員が2日間ずっと参加できるわけではないので、他のチームのスタッフにも手伝ってもらいました。
グッズ
グッズ発注を担当した安立・田中です。参加者やスポンサーのみなさんの手元に渡るノベルティの発注管理という大事な役割を、2人ともPyCon JP 初参加、初スタッフ参加ながら担当いたしました。途中参加ではありますが、重要な仕事を任せていただけるのがPyCon JP 運営の気前の良さ？だと思います（笑）。
PyCon JPでは、ノベルティとしてTシャツ、缶バッチ、ステッカー、ネックストラップ、冊子、そしてそれらを入れるバッグを用意しています。その他、別途スポンサー企業から提供されているノベルティもまとめ、受付の際にお渡ししています。
単純な発注作業ではありますが、デザインや色、サイズ、発注数の確定など、発注までの調整業務が大半の時間を占める作業です。全部で20種類近くあるため、袋詰めはPyCon APAC 2013からお願いしている梱包業者にも協力いただき進めました。
安立：Tシャツ、ステッカーの発注や梱包業者さんとの調整を担当しました
今回から参加したスタッフをメインに進めていたので、戸惑うことが多かったものの、すべてPyCon当日に間に合わせて発注できた点はよかったです。発注数が多いため、各業者であらかじめ提示されている納期とずれることも多々あり、逐一確認しなければならなかったため、もっと余裕を持ったスケジュールを引いておくべきでした。
作業に取り掛かるのが遅く、全体的な納期がぎりぎりの中で進んでしまいました。
そのため、業者側のミスでスピーカー用Tシャツの印字に誤植があったものの、再発注する時間をとれず、皆さまに迷惑をかけてしまったところは反省点です。次回はもっと余裕を持ち、マニュアルも整備しておきたいです。
田中：バッグやストラップの発注を担当していました
ノベルティ管理で一番思い出に残っているのはバッグ発注です。ノベルティを詰めるバッグですが、さまざまな事情によって2日以内にデザイン確定と発注などすべて行わなければ当日バッグが配れない状況になり、このバッグ発注期限間際の2日間は非常に胃が痛かった日でした。
なにせ、バッグが発注できなければ来場者にすべてのノベルティグッズを手渡しで配らないといけないので来場者の方も大変でしょうし、スタッフも大変な事態になるところでした……。
ラフデザインなどを含め相談を1日でPyConJP運営、スポンサー、業者と相談したので、その節は関係者の皆さまにお世話になりました。全体的にスケジュールがギリギリのなかで進めていたので、次回はトラブルにも余裕をもって対処できるよう、早めの運営を心がけたいと思います。
また、毎年異なる担当者がグッズの発注をしており、キャッチアップが難しい状態になっているので、次回までにマニュアルの整備を進めたいと思います。
