開催資金集めの模索
運営スタッフのつてを辿ってスポンサーを獲得したとの話に加え、つてがあまりない状況からスポンサー探しに奔走した清水川氏による話がありました。「（初めて開催するときは）特に苦労しました。スポンサーとなる企業の方に知り合いが少なく、スポンサー協賛してくれそうな企業のWebサイト窓口に対して正攻法で問い合わせを行ったり、メディアを使ってカンファレンスの広報を行いました」と苦労を語りました。しかし、「開催を重ねるごとに交流の輪がひろがり、スポンサー企業の方から声をかけてくれるようになった」と振り返りました。
また、金銭スポンサーを募っていないLLイベントについて法林氏が語りました。「LLのイベントを開始した10年前は、企業に出資してもらうことが難しく、スポンサーの確保が容易ではない状況でした。スポンサーがいなくとも赤字にならずにカンファレンスを開催する方法はないかと考え、チケット購入制を導入しました。このモデルなら参加者がいる限りカンファレンスを続けられます」と、スポンサーに頼らずにカンファレンスを継続するモデルが紹介されました。
スポンサー企業が明かす「スポンサーに採用される方法」
どのようにすればスポンサーに採用されやすいのか。その方法について、スポンサー側の立場からも藤山氏が答えました。集客プランやカンファレンスの規模感、参加者の客層といった情報を事前に資料で提示したり、参加者アンケートの結果をフィードバックすることを事前に約束できると企業側で検討しやすくなるそうです。またスポンサーセッションなどで、参加者と直接関われる場面が持てるということも企業側にとってメリットになるとのこと。
藤山氏のスポンサー視点でのお話は、なかなか聞くことができない観点での話だけに、これからスポンサー探しが必要なカンファレンス運営者にとって非常に参考になる話となりました。
スタッフの巻き込み方と世代交代をどうするか？
カンファレンスの規模拡大やこれまで参画していたスタッフの離脱が発生する中で課題の一つとなるのが、新しい運営スタッフの巻き込み方です。これについては、各カンファレンスでさまざまな試みが行われているようです。
第1に、当日スタッフを巻き込むといった方法や、あえて募集は行わずイベントなどを通じて知り合いになった人の中で運営に興味がありそうな人を誘うといった方法で運営スタッフに巻き込むという声が聞かれました。またユニークな巻き込み方としては、カンファレンス後の参加者アンケートで、スタッフ運営に興味がある人はメールアドレスを書いてもらい、記入者に対して後日メールで連絡して、次回からスタッフとして参加してもらうといった方法の紹介がありました。
またカンファレンスのスタッフに携わる人数は30～40名という回答が目立つなか、東京Node学園祭のようにあえて少ない人数で運営しているカンファレンスもあるようです。「タスクが俗人化しているので、せっかく運営として関わってもらってもやってもらう仕事がないという問題があるので、現状では少人数で運営しています」とJxck氏から説明がなされました。
さらにスタッフの世代交代についても話がおよびました。田中氏からは、「実行委員長を毎年交代することで、委員長をやれる人を増やす」というPHP Conferenceでの取り組みが紹介されました。またYAPCでは、牧氏と櫛井氏の2人とコアスタッフ4名という少ない人数で当日以外の運営をやっているそうで、「僕らがYAPCに関わっている間に、やる気のある見習いが育てば」との想いが、牧氏より語られました。
トークセッション&ビアバッシュ
第2部はビアバッシュを行いながらのトークセッションとなりました。トークセッションでは、参加者も話に加わり、さらに熱い空気が漂うなかで行われました。その中から筆者が特に印象に残った話題についてご紹介します。
運営ノウハウをどう引き継いでいくのか
作業のドキュメント化はハードルが高いという声もあがった一方、PyCon JPではGoogle Docsで、Scala ConferenceではGitHubのwikiやco-meetingというWebサービスを利用して、情報を蓄積化するよう努めたそうです。また、PyCon JPでのスポンサー対応のノウハウをScala Conference開催の時に参考にしたとのエピソードも披露されました。カンファレンスの境を超えて、よりやりやすい方法をカンファレンス間で共有することは素晴らしいと感じました。
スタッフや参加者の理解がカンファレンスをよりよいものへ変えていく
トークセッションの最後に、実行委員代表の代替わりのポイントとはなんだろうかという話題があがりました。PyCon JP座長である寺田学氏より、「代替わり後に、それまで上に立っていた側の人間が文句を言わない。新しく上に立つ人を周囲のスタッフ、参加者が支えることが大事なのではないでしょうか。カンファレンスの顔となるスタッフが変わたことで、カンファレンスの質が落ちたなどとはやし立てるのは、新しく船頭となった人がやりづらくなり、カンファレンスが継続しづらくなる懸念があります。代替わりをした際には、暖かく見守り、運営のスタッフや参加者の皆でカンファレンスをより良くしていければ」という提言がありました。
その他にもMicrosoftさんやScalaConfさんによるプレゼント大会で、会場がおおいに盛り上がりました。
まとめ
今回のカンファレンスカンファレンスでは、各カンファレンスの運営の皆さんが日々試行錯誤している内容や運営を行うなかで感じている悩みが共有でき、大変有意義だったのではないでしょうか。これからカンファレンスを新しく開催したい、またはスポンサー企業としてカンファレンスに関わっていきたいといった方も、参考になることや出会いの場が多々あったのではないかと感じます。また遠くは京都、名古屋、仙台といった遠方からの参加者もいて、地方でもカンファレンスを開きたいという動きや熱意も同時に感じられました。
そして、カンファレンスを取り巻く状況が広がる一方、無断キャンセル問題や今後のカンファレンスを運営するメンバーの世代交代など課題も浮き上がりました。そのような状況もある中、参加者やスポンサーに対して、カンファレンスで得られる価値をより多く提供できるよう模索するカンファレンス運営の方々の取り組みを垣間みて、日本におけるカンファレンスが今後さらに発展していくのではとの期待感を感じた非常に面白いイベントでした。
