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PyCon JP 2014レポート
~第3回 メディアチームの作業内容について

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2014/11/04 14:00

目次

宣伝活動について

 筒井です。昨年のPyCon APAC 2013 in Japanでは広報担当でしたが、今年はメディアチームのサブリーダーとして活動しました。

今年やったこと

 以下、順を追ってやってきたことを紹介します。

 なお、今年のメディア関連の活動はメディアチームとして複数のメンバーで担当しました。本記事は私が書いていますが、あくまで代表として書いているだけで、やってきたことはメディアチーム全員で分担して行ったものです。

昨年10月~12月

  • メディアチームメンバー全員での顔合わせミーティング
  • Webサイトに必要なコンテンツの洗い出し
  • スタッフ募集・スポンサー募集についての告知
  • PyCon JPロゴ完成の件告知

 まずは最初ということで、メンバーの顔合わせと、どんなことをやっていくかについての確認を主に行いました。また、Python Developers Festaでスタッフ募集・スポンサー募集のLTをやりました。ロゴの件は、PyCon JPブログに告知しました。

4月

  • Webサイトのマニュアル作成・事務局メンバー向けに使い方の説明会開催

 前章のイアンさんが書かれている通り、今年はSymposionベースでPyCon JPのWebサイトを作りました。スポンサーの申し込みもWebサイト上で行えるようになったのですが、申し込み後の対応は事務局が行わなければなりません。そのため、事務局のスポンサー担当に、Webサイトの使い方を説明して、実際に使ってもらって不明点を洗い出してもらいました。

 また、マニュアルはConfluenceで作成しました。

5月

  • 告知する内容・対象についてのチームメンバー間でのディスカッション
  • Webサイト公開の告知
  • CfP募集の告知

 この頃は、まだあまり告知する物が決まっていない段階なので、メディアチームは結構余裕がありました。運営スタッフが利用しているチャットサービスSlackで、メディアチームとして、どこに・どんな内容を告知すべきかについて、メンバー間でディスカッションをしていました。

 そして、5月中旬、ついにWebサイトがリリースしました! ということで、PyCon JPブログで告知しました。こちらがWebサイトです。「日本のPyCon」というイメージが伝わってきて、スタッフの間でも好評でした。

 一般のアカウントでは確認できないのですが、スタッフ用のアカウントでは、各ページに以下のように編集用のボタンが付いていて、クリックすると今見ているページを直接編集できるようになっています。

スタッフ用の編集ページ
スタッフ用の編集ページ

 CfPについては、以下の方法で告知しました。

  • メディアスポンサーが運営するメディア
  • PyCon JPブログ
  • PyConブログ
  • Webサイト
  • 技術系メーリングリスト
  • 去年CfPを出してくれた人へのメール

6月

  • 開催前レポート構成案・スケジュール作成
  • メディアスポンサー協賛の打診
  • IT勉強会での宣伝LT
  • チュートリアルの告知
  • 一般参加チケット販売の告知

 この辺から徐々に忙しくなってきます。

 まず、CodeZineさんで例年連載を載せていただいている「開催前レポート」の構成案・スケジュールを作りました。この時期ではまだ書く材料が揃っていないので執筆を進めることはできないのですが、前回準備不足で不十分な内容になってしまった反省から、今年はかなり早めに計画を立てました。

 メディアスポンサー協賛の打診については、昨年のメディアスポンサーの連絡先をもとに行いました。

 宣伝LTは、Ansible 勉強会 #1 リモート会場で行いました。

 チュートリアル・一般参加チケット販売の件は以下の手段で告知しました。

  • PyCon JP ブログ
  • Webサイト

 また、一般参加チケット販売の件だけは技術系メーリングリストにも告知しました。

7月

  • チュートリアルチケット販売の告知
  • キーノートスピーカー決定の告知
  • ポスターセッション募集の告知
  • タイムテーブルの作成・公開

 プログラムチームの企画が次々に決まって、告知が続いた月でした。告知関係は、以下の手段で告知しました。

  • PyCon JPブログ
  • Webサイト

 タイムテーブルは、プログラムチームが作ったGoogle Spreadsheetの資料を元に、WebサイトのAdminシステムにデータを登録しました。実際のAdminシステムの画面をちょっとだけ見せると、こんな感じです。

スケジュールを編集するAdmin画面
スケジュールを編集するAdmin画面

 登録されたデータは、このように表示されます。

8月

  • 開催前レポート執筆
  • 開催前レポート執筆 & 公開
  • ライトニングトーク募集の告知
  • 開発スプリントの告知

 6月に作ったスケジュールをもとに、執筆作業・レビューを進めました。

 原稿執筆はSphinx、原稿提出はHTML化したファイルをDropboxのPublicフォルダに置いてリンクをメールで送信する、という形で進めました。

 ライトニングトーク募集・開発スプリントは以下の手段で告知しました。

  • PyCon JP ブログ
  • Webサイト

 また、開発スプリントだけは技術系メーリングリストにも告知して、コミュニティ所属の人はぜひリーダーとして参加してほしい旨もお願いしました。

9月(開催前・開催当日)

  • Pepper展示の件告知
  • 一般参加チケット完売の件告知
  • 運営レポート(本連載)の構成案・スケジュール作成

 最近話題のソフトバンクモバイル株式会社さんのロボット「Pepper」がカンファレンスで展示されることが急遽決まって、急いでプレスリリースの準備を進めました。

 Pepper展示の件の告知は、以下の手段で行いました。

 ValuePress!は一度に複数のメディアに告知依頼できるWebサービスで、運営スタッフの一人に紹介してもらいました。

 配信先の一覧を見ると、今まで告知を依頼したことのないメディアが多数あったため、今までに届かなかった層にリーチできるのでは? という期待もあって、利用することにしました。

 後日、ValuePress!から配信されたメディアの一覧がメールで送られてきたのですが、こんな結果でした。

 これらの告知の甲斐があって(?)、一般参加チケットが売り切れ、これまた急遽告知が必要な事態になりました(来年もまた売り切れるかもしれないので、参加チケットは早割(Early Bird)で早めに購入しておくのがお勧めですよ!)。

 一般参加チケット完売の件は、以下の手段で告知しました。

  • PyCon JPブログ
  • Webサイト

 これでメディアチームとして開催前に必要な告知は全部終わりなのですが、開催後に必要なタスクの準備として、運営レポート(この連載のこと)の構成案・スケジュールを作成しました。

 カンファレンス開催中は、主にTwitter・Facebookによる参加者向けアナウンス(ハッシュタグ・会場の諸注意)、物販ブース・ランチ・セッションの準備を手伝っていました。

9月・10月(開催後)

  • 運営レポートの執筆 & レビュー
  • Webサイト上での開催後のレポートのまとめ

 一般参加者のみなさんは参加後の余韻に浸っているところかもしれませんが、運営スタッフとしては、もうひと頑張り必要な時期です。

 今年は新たな試みが多数あったので、運営レポートに書くことも盛りだくさんになりました。ちょっと長めのレポートになりましたが、運営スタッフの作業内容を少しでもイメージしてもらえたら幸いです。

 以下の開催後のレポートも現在まとめている最中で、みなさんがこの連載を読んでいることには、全部まとめ終わっている頃だと思います。

 Webサイトの画面上メニュー「レポート」の下にも上記のリンクがあります。

よかったこと・反省点

 よかったのは、前回の反省点だった開催前レポートの計画を早めに実施することができたことです。前回は、準備不足で連載の情報量が少なく、最終回が一般チケット販売期限を過ぎてしまったのですが、今回は情報量も掲載時期も満足できる結果だったと思います。

 ただ、これはチーム全体というよりマネジメントの反省点ですが、うまくタスクを分担したり、メンバー個々が自律的に動けるように配慮する、という点では課題が残ったと思います。個々のタスクが発生するたびに誰かに振る、というやり方で進めていたため、各メンバーが「任されている感」を持ちにくかったかもしれません。

 ある程度まとまった単位でタスクをまとめて、担当を任せてしまったほうがよかったのではないかと思います。


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連載:「PyCon JP 2014」レポート

著者プロフィール

  • Ian Lewis(イアン ルイス)

    IT系イベントサービス connpass.com のリードエンジニア。 使っている言語はPythonがメイン。他にGoや、Haskellや、クラウドサーバー系(Docker, Ansibleなど)や、コミュニティの構築に興味を持っています。 Twitter: @IanMLewis Blog:...

  • 筒井 隆次(ツツイ リュウジ)

    本業はWebエンジニア。メイン言語はJava、PHP、Python。 Pythonを学んだのは2011年ごろで、Python歴はまだ浅いのですが、書きやすさから今では一番お気に入りの言語になりました。 最近、仕事でも念願のPython(Django)デビューができました(PyCon JPスタッフ...

  • 今津 りこ(イマヅ リコ)

    PyCon JP はスタッフ3年目。だけど全然成長しない。 普段はうさぎの会社でフルスタック事務員やってたり、伝統肉協会というNPOでニコニコする仕事をしてたりします。今年の目標は、鹿のもも肉をひとりできれいに解体できるようになることです。 Twitter: @RicoImazu

  • 柿原 祥之(カキハラ ヨシユキ)

    PyCon JP 2014 スタッフ。広報。おもに英訳を担当。 英国留学・現地気象庁での勤務を経て、ソニーで組み込み開発、Android、技術標準化、新規事業開発などやってきました。いまは会社立ち上げ中。 Twitter: @1664riffs

  • 小松 大輔(コマツ ダイスケ)

    メディアチーム 当日撮影担当の片割れ。去年から撮影担当は Perl Monger の2人組だったり。来年はカメラの時計を合わせるのを忘れないように……。 Twitter: @vkgtaro Flickr: https://www.flickr.com/photos/vkgtaro/

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