参加者管理・受付について
メディアチーム副座長の吉田です。
本来は参加者管理・受付は事務局チーム担当だったのですが、事務局チームスタッフが本業や学業が多忙でなかなか手が回っていなかったため、今年も手伝いました。今年の参加者管理・受付の変更点について紹介します。
名札管理の簡素化、参加者受付の簡素化
数年掛けて徐々に参加者受付方式を改善してきたことを紹介します。他のイベントでも参考になるかと思います。
2013までは名簿ベースで受付していました、これは受付時に名簿との突き合わせに時間がかかり、受付時間および参加者待ち時間が長くなり、カンファレンス当日、長い待ち行列が受付前にできてしまう現象となっていました。
2014、2015は事前に個別の名札を準備する方式にしました。これにより受付時間および参加者の待ち時間、待ち行列の短縮ができました。
しかし、開催前に数日～1週間近くスタッフの手間がかかっていました。名前や所属などはもちろん、ベジタリアン、ハラルなどの食事についてなど、参加者個別の項目について記載し、それを（家庭用の遅い）インクジェットプリンターで印刷していたので、時間もスタッフの手間も多く大変でした。
また、受付でTシャツやグッズを渡す際に、都度Tシャツのサイズを聞いてピックアップする必要があり、これにも時間がかかっていました。
2016は、事前に個別の名前入り名札を準備することを止め、テンプレートのみの台紙を必要枚数印刷業者に発注し、その台紙に参加者各自に名前を書いてもらう方式に変えました。
また、グッズについては受付の後ろにグッズ受け渡しスペースを作り、そこでTシャツを含めて参加者にピックアップして貰う方式としました。また、ハラル、ベジタリアンなどの食事対応については対象者をリストアップして会場チームに連携し、事前の申込者のみに配布する体制を取って対応しました。
参加者数については、渡した台紙の枚数を残り枚数の逆算（作成した枚数－残り枚数）から算出する形としました。
有料イベントなので、参加者がチケットを購入しているかについて確認する必要があります。これはconnpassの受付票の機能で、紙の提示またはスマートフォンなどで確認して番号を控える方式としました。事前にconnpassメッセージで数回告知＆当日も受付前で告知することでスムーズに参加者に準備してもらえました。参加者の性善説に依存したモデル（チケット偽造の可能性は否定できません）ではありますが、最悪は後で受付票に記載の番号で突き合わせが可能なシステムとしました。
上記により、完全に各受付が並行に動ける形としました。これにより、参加者の受付時間、待ち時間の短縮、受付のスタッフ人数の低減と、事前準備の短縮をともに行うことができました。
全体のまとめ
PyCon JP 2016メディア副座長／2017座長（Chair）の吉田です。
第1回のレポートでも書きましたが、PyCon JP 2016来場者は初の700名超えとなり、盛会のうちに終えることができました。海外からの発表者・参加者も多く、日本で開催される国際的なカンファレンスとして定着してきたと感じています。
全4回のレポートを通じて各チームがどのように実施して、PyCon JP 2016当日を迎えたのかということを知ってもらえたらと思います。
当日、大きな混乱もなくイベントが運営できたのは、スタッフ全員とスピーカー、スポンサーを含む参加者の皆さんの協力によるものです。
皆さんありがとうございました。
来年に向けて
PyCon JPは2017年も開催予定です。スタッフ募集はすでに開始しています。PyCon JP 2017のスタッフに興味がある方は下記リンクから申し込みをお願いします。また、スタッフの作業はどんなことがあるのかということは、この連載や下記の「スタッフの手引き」を参照してください。
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