Yammer導入のポイント
登録作業が済んで一通り触れたあと、多くの方が気にするのは「そもそもYammerを使わせるハードルが高い！」ということではないでしょうか。著者の企業でも、最初はその傾向が強かったのは事実です。それでも、Yammerはビジネスツールとして有益であること、興味・関心を共有できる環境であることを認知できれば、必然的に利用者は増加していきます。どんなことにも言えますが、以下のような段階を踏むとよいでしょう。
- Yammerを構築する
- 社内の若手、キーマンなどに利用してもらう（写真投稿や、URLで社内に適した情報ソース、疑問・提案型の投稿をしてもらう）
- 口コミで周囲の方にYammerの面白さを伝えてもらう
- いいね！や返信を積極的にしてもらう
- 定期的に、利用者間で雑感などを話し合う場を設ける
- そこで出た内容を元に改善し、Yammerを利用する
SNSにありがちではありますが、まずは利用させ、ファンになってもらうことが重要です。
記載した手順を見ていただくと分かりますが、サクラの協力が必要とも言えます。流石に真っ白な状態で「利用してね！」とアナウンスをしても利用してくれるような、モチベーションが高い企業なら構築後は放っておいても大丈夫ですが、大抵の企業は遠くから様子をうかがっているだけではないでしょうか。まずは触れてもらう、それに対してアクションが起こることを知ってもらい、業務を絡めた利用を促進する。これが企業内SNSを展開する最初の一歩です。
さらに、Yammerの管理者が苦労する点として、管理職より間違いなく言われるであろう「Yammerの管理どうするの？ SNSだから無法地帯になるんじゃない？」という管理面でのコメントです。SNSで「管理」というと違和感を覚えるかもしれませんが、これは単純に、他に利用しているシステムと同様に考えればいいだけです。具体的に言うと利用規約の制定です。
利用規約の整備
利用規約は、簡単に言ってしまうと「情報漏えいさせるな！」「モラルは守れ」「ハラスメントやめろ！」「感情的になるな」の4点＋自社の社風に合った内容になると思います。著者の規約は下記の様になりました。
１．社会、倫理に反する投稿や発言は行ってはいけません
パワハラ、セクハラに取られるような発言、また個人や企業を誹謗中傷するような発言は禁止です。
- NG：○○会社の××課長、口うるさくてウザい。
- NG：■■ってホント馬鹿。
２．不用意な発言は、あなたやあなたの家族、友人、職場の同僚に多大なる迷惑をかけます
Yammer上での自分以外のプライバシーに関する発言は、事前に相手の許可を得る等、十分に注意してください。 顔が写っている写真等を載せる時も許可を得る等の配慮をお願いします。
３．業務で知りえた機密事項等は記載しないようにお願いします
Yammerは閉ざされた社内SNSですが、一部の社員しか知ってはいけない情報もあります。 全社員が見ても問題が無い内容かどうか、よく考えて投稿を行いましょう。
- NG：（まだ人事が発表されていない時期）○○さんが異動だって～。
４．あまりにも感情的過ぎる投稿はお控えください
Yammerはパブリックな場ですので、投稿での言い争い等炎上するような発言は慎むようお願いいたします。 電車内等で喧嘩されると嫌な気分になりますよね。それと同じです。
著者の所属する企業で起きたこと
著者の所属する企業では、3段階の変化がありました。
- SNSを触れたことが無い方がYammerを通じてSNS自身の楽しさを知り、一般的なSNSを使うようになった
- 自発的にグループを作り意見交換をするようになった
- 役員の方々が社内でのコミュニケーション目的で利用するようになった
もちろん、先に述べたように協力者のサポートが大きかったのですが、ファンが増えていくことで参加者は増えていきます。
参加者が増えると、より専門的な情報を共有していくためにグループを作成するようになります。活発化された場には、より多くの人が集まります。結果として、役員の方々もYammerを気にしはじめるという流れです。
著者の所属する企業の会長は、過去に、育児で使用していた保存状態の良い玩具を捨てるのが勿体ないため、Yammerで欲しい方を募集したところ、1時間も経たずに譲渡先が決まりました。この出来事をきっかけに会長はYammerのファンになり、定期的に投稿をし、業務以外で社員と交流するきっかけにもなりました。
全ての企業に当てはまるケースではありませんが、積極的に導入を検討してみてはどうでしょうか。
まとめ
今回はYammer Enterpriseについてご紹介しました。Yammer Enterpriseは企業内SNSということで、構築よりも構築後にどう導入展開するか、運用を継続するかという点が重要になるサービスです。スーツな職場の場合、SharePoint以上に展開は難しいこともあります。
危ない橋を渡らない方がイイと感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、Yammer導入後の社員間コミュニケーションは想像しているよりも多くなるはずです。
是非運用ルールまで考えて導入展開してみてください。
次回はLync Onlineについて簡単に紹介する予定です。お楽しみに。
