コスト面でのメリット／デメリット
ここからは、Office 365を導入しようと選択した場合、次に何を注意するべきかについて述べていきます。最初に、中小企業にありがちな状態をいくつか列挙してみます。
- メールサーバーをオンプレミスで立てていて一人一人のメールサーバー要領に制限がある
- メールサーバーがPOPのみの対応
- 施設設備予約が共有ファイルサーバー上のExcelなどで実施されている
- 情報共有サイトが一切ない
- Web会議システムや在籍情報管理ツールが無い
- Officeのライセンス管理ができていない、または管理が煩雑である
- BCPのためのDisaster Recovery対策がしっかりと取れていない
上記すべてに当てはまる場合はOffice 365のE3プラン。いくつかの項目が当てはまる場合は該当する項目のOffice 365の個別プランを検討してみるとよいでしょう。
ただし、Office 365を新規に導入する際に注意する点は、以下のどちらかになるかと思います。
- 置き換え費用
- 追加費用
すでに社内にてExchange ServerやSharePoint Server、Lync ServerやOffice ProPlusが導入されている場合、会社に提案するのは不可能ではありませんが、少し困難です。また、Web会議システムや情報共有サイトを保有していない会社の場合、今まで計上されていない費用が追加で計上されることになります。こちらも追加のコストを支払う価値があるソリューションであるかどうかを正確に見極めて資料を用意し、経営層に訴えることが重要です。
著者が自社に対して提案した手法
ここで、著者が自社に対して提案した際の手法を一例として紹介します。著者の所属している会社は以下のような社内環境でした。
- メールサーバーをオンプレミスで立てている（Exchange Serverではない）
- メールサーバーがPOPのみの対応
- 施設設備予約が共有ファイルサーバー上のExcelなどで実施されている
- 情報共有サイトは無償のものをオンプレミスで構築
- Web会議システムをオンプレミスで立てている（Office 365導入1年前に数百万かけて新調済）
- Officeのライセンス管理が煩雑で、最新バージョンがリクエストに対して不足がちで仕方なく旧バージョンを使用してもらう
この環境の場合、以下のようなデメリットが考えられます。
- メールサーバーのバックアップを取らずにいたため、社員一人一人がメールデータのバックアップを取る必要がある。バックアップが無い場合、端末破損時にすべてのメールデータが消える
- 施設設備予約は共有フォルダ上のExcelファイルで実施していたため、排他ロックがかかり予約がスムーズにできない
- 導入したWeb会議システムの仕様は、Web会議システム用のIDを予約する必要があり、多用するほど施設設備予約が使われ、排他ロックが多くなりストレスがたまる
- ファイルサーバーにある重要なデータのバックアップとリストアを強く意識する必要がある
- Officeが全社的に見て複数バージョンが混在し、（ソフトウェア資産管理ソフトを導入はしていますが、それでも）バージョンをまたぐライセンス管理が非常に煩雑
幸いにして自社では、Exchange Server、SharePoint Server、Lync Serverはありませんでした。また、Officeは新バージョンが出るたびにボリュームライセンスを社員の1／5程の数を購入し、業務上必要な社員にのみ提供しているということで、社内のOffice環境はバージョンの統一も取れず管理が煩雑な状況でした。
このような状況を打開するため、上記すべての状況を丸ごと解消できるOffice 365の導入を考え、提案しました。提案時に見るべきは、オンプレミス構築をした場合の10年程のコスト算出と、Office 365の導入によるコスト比較です。オンプレミス構築した際は冗長構成のサーバー代、バックアップのNAS代、UPS代の他に年々増加する社員分のライセンス上乗せ、Exchange Serverなどのライセンスがかかります。ライセンスは単品がいいのか最新バージョンにバージョンアップできるSoftware Assurance（SA）がいいのかなど、実際に金額を調べてグラフ化してみると説得力が増しやすいです。実際に著者が作成したExcelグラフは図1になります。
オンプレミス環境の場合、電気代や管理費用、サーバーを設置する場所代など目には見えづらいコストも上乗せされます。図の特徴として、一時的に出る費用がずば抜けて高いか、契約中は他のクラウドサービス同様に一定のコストが計上されるかの違いが一目で分かります。また、よく話題に上がることですが、オンプレミスの場合は資産となり、減価償却計算なども必要となってきます。そのため、必要なだけ契約して社内にモノが存在しないクラウドサービスは、経費としてのみ考えることになる点も説明が必要でしょう。
この辺りを一通りクリアすると、大抵の中小企業の場合ではOffice 365の方が導入コストを削減できるというデータが出てくるはずです。
合計15台まで利用できる！ Office 365 ProPlusのライセンス
なお、著者個人の感覚ではありますが、Office 365はエンドユーザーはもちろんですが、本記事を読まれるようなIT企業こそ入れるべきだと強く感じています。一番大きな理由としては、Office 365 ProPlus（またはBusiness）のインストール数です。通常ボリュームライセンスで購入した場合、Officeは1ライセンスで、メイン端末（デスクトップとノート端末問わず）と、ライセンス付与者が使用するノート端末（2台目はノート端末限定）の計2台インストールして使用することができます。このボリュームライセンスはダウングレード権もついてはいますが、IT企業において仮想環境も含めて複数台端末を保有している社員がいるのは、特に珍しいことではないでしょう。ボリュームライセンスの2台制限（2台目はノート端末限定）ではOfficeライセンスが足りないという状況もありえない話ではありません。また、ボリュームライセンスの考え方はソフトウェア資産管理ソフトで反映されないため、最終的にはIT管理者が端末管理台帳などと照会しながらラインセンス管理をすることになります。この照会はIT企業であれば端末台数が非常に多く、中々いい時間を奪われます。
Office 365のOffice 365 ProPlusは、前述のとおり基本的に最新版のOffice限定ですが、一人当たり合計15台までデバイスにライセンスが付与されます。内訳は下記の通りです。
- PC or Mac：5台
- スマートフォン：5台
- タブレット：5台
一部のギークの方は、上記ライセンス数でも不足しているというかもしれませんが、普通に業務を行う中では十分すぎるライセンス数が提供されています。
Office 365 ProPlusのインストールは、Office 365のポータルからEXEをダウンロードして実行しますが、5ライセンスの管理は個々人で行われ、5台を超えてOfficeをインストールしようとした場合、既にインストールしている5台の端末名が表示され、使用しない端末をユーザー自身が選択します。つまり、Officeに関してはIT管理者が資産管理をする必要がなくなります。ユーザーも自由にOfficeをインストールできるようになるので、双方にとって非常に有益です。
なお著者の会社では、MacでWord／Excel／PowerPointだけ使用したい、という要望もありました。その場合は、冒頭で説明したプランであるOffice 365 Businessがおススメです。Office 365 BusinessはOffice 365 Pro PlusからAccess／Lyncやグループポリシー、BI等、より高度なアプリや機能をそぎ落としているため、実務でそこまでを求めない場合のコスト削減に有効となります。
Office for iPadについて
昨年末にリリースされたOffice for iPadとOffice for iPhoneは既にご利用でしょうか。今まではOfficeファイルを正式にサポートしているアプリが無く、互換性のあるアプリを利用して、閲覧や一部の編集、作成等を実施してきたと思いますが、Microsoftが提供するOffice for iPad／Office for iPhoneを利用すれば、閲覧、作成、編集もiOSのデバイスから実施できます。
利用の手順は簡単。ストアからダウンロードするだけです。ただし、注意点があります。それは商用利用かどうかという点です。 商用利用の場合、閲覧は無料で出来ますが、作成、編集という作業に関しては下記のOffice 365ライセンスが必要となります。
- Office 365 Small Business Premium
- Midsize Business
- Office 365 Business
- Office 365 Business Premium
- Office 365 Enterprise E3 もしくは E4
- Office 365 Education E3 もしくは E4
- Office 365 ProPlus
個人利用の場合は、Microsoftアカウントがあれば作成、編集ができますが、これはあくまで個人利用のみのライセンスです。会社のドキュメントを個人のOneDrive上に保存し、作成、編集するような商用利用は、明確なライセンス違反となります（コンプライアンスやISMS上も大問題です）。
繰り返しになりますが、商用利用する場合は適切なOffice 365プランを契約し、利用しましょう。
なお、著者もOffice for iPad／Office for iPhoneを愛用していますが、通勤やお客様先に移動中、PC等を持ち運ぶ機会がグッと減りました。Outlook Web AccessやメールでOfficeファイルを受信しても、その場でOneDrive for Businessに保存し、すぐにExcel／Word／PowerPointなどの閲覧、編集ができるからです。 ビジネスをより円滑に進めることができるようになったOffice for iPad／Office for iPhoneは、Office 365を利用するうえで非常に魅力的なポイントと言えるでしょう。
