PyCon APAC 2013 in Japanレポート
～第3回 その時、裏方は見た！

事務局、受付について

　事務局の鈴木たかのりです。去年はスポンサー担当、一昨年はプログラム担当をやっていましたが、今回事務局として以下のようなことを担当していました。

　このうち、今回工夫した部分について少し掘り下げて書いていきます。

ノベルティの袋詰

　企業スポンサーのみなさんから、ありがたいことに沢山のノベルティを提供していただきました。PyCon APACで用意したものも含めて、以下のグッズを袋詰して600セットを準備する必要がありました。

• ステッカー 17枚
• チラシ 11部
• パンフレット 2部
• その他（扇子とボールペン） 2個
• ペットボトル水とエナジードリンク 2個
• Tシャツ 1枚

ノベルティ

　昨年、PyCon JPの前日に袋詰作業をしていたのですが、ここにものすごい時間がかかっていたのを知っていました。今年は種類も量も増えているので、ボランティアによる前日作業に頼るのは諦めて業者にお願いすることにしました（他の会場設営などに時間を使いたかったので）。

　どんなキーワードで探せば、こういった作業をしてくれる業者さんがあるのか分からなかったのですが、その中で見つけた丸福サービスさんに袋詰の作業をお願いしました。

　こちらに依頼したおかげで、イベント前日には袋詰されたノベルティ600セットが会場に到着しました。しかも、ステッカーはバラバラになるからとビニール袋に入れてくれるというきめ細かいサービスまでしてくれました。大変ありがたいです。おかげで前日のノベルティ準備ではペットボトル、エナジードリンク、Tシャツのみを入れて受付の裏に並べるだけでよかったので、かなり楽になりました。

　前日準備に参加した皆さん、お疲れ様でした。

イベント前日の袋詰作業

名札の準備

　参加者の名札についてですが、これが地味に準備が大変です。まず参加者の情報は、connpassの各イベントのページからCSVでダウンロードしたものをGoogleスプレッドシートで管理していました。このスプレッドシートには合計12種類（！！）の来場者に関するシートがあり、このデータを全部まとめて名札印刷と、あとで出てくる受付用のデータを作成する必要があります。

　これは手作業だと絶対ミスするなと思い、データを抜き出して辞書形式にし、必要な情報のみをまとめて1つのCSVに出力するPythonのスクリプトを作成しました。

　出来上がったデータをラベル屋さんダウンロード版で作成したテンプレートに差込印刷をすることによって、名札を印刷しました。専用ソフトを使うとフォントサイズも自動で調整してくれるので楽です。とは言え、カラー印刷で700枚近くの名札を印刷することとなったため、非常に時間がかかり、カンファレンス2日前に終電ギリギリまで（プリンターが）作業していました（もっと前に印刷用データを作れればよかったのですが）。

　そして今回は、PyConでは初めて名札のストラップをNECKSTRAP.JPで作成しました。ストラップの色を変えても、印刷する文字の色（今回は白）が同じであれば料金は変わらないということで、参加者のカテゴリーごとにネックストラップの色を以下のように分けました。

　この色はTシャツの色（一般：緑、スタッフ：ライトブルー、スピーカー：オレンジ）とも近い色にしました。みなさん気づいてましたか？ このネックストラップを見ることにより、遠くからでも「あ、この人はスポンサーなんだ」「この人はスピーカーなのか」と把握しやすく、スタッフ的には非常に便利だったと思います。ただ、このネックストラップが一つ一つ袋に入って納品されていたため、準備するときに袋から出す作業があって地味につらかったです。来年ネックストラップを作るときは、個別の袋には入れなくてよいと依頼しようと強く心に思いました。

ネックストラップ

　デザイン担当の木下さんが実物を見てぼそっと「黒（業者用）が一番かっこいいなぁ」と言っていた気がしますが、それは聞かなかったことにしておきたいと思います。

受付

　イベント当日の受付は一気にたくさんの人が来るので、いかに効率よくさばくかがポイントです。今年は来場者が多い午前中には6列の受付を作って、スピードアップをはかりました。

　6列の内訳は2列はスポンサーとスピーカー専用で、残りの4列は一般参加者用です。一般参加者用はconnpassでの受付番号ごとに列をわけました。私自身はなにか問い合わせがあった時や、受付番号を忘れた人などの対応をして、受付業務全体がスムーズに進むような体制にしました。

2日目の受付の様子

　受付自体は紙に名簿を印刷して、ペンでチェックするというアナログな手法をとりました。表で参照すべき列が左右に離れていたため、ちょっとチェックがしにくいという意見がありましたが、概ね問題なく受付処理ができていたようです。

　また、「俺の右腕になってくれないか？」と私から受付サブリーダーをお願いした@kashew_nutsと、事前に注意点などを共有しました。そのため、受付リーダーの私が受付を離れても大丈夫なようになり、午後は来場する人も減るため、スタッフの自由度も上がって効率的に受付処理ができていたと思います。

　@kashew_nutsをはじめ、受付スタッフのみなさんお疲れ様でした。

まとめと次回

　広報の筒井です。今回は、裏方の人々を紹介しました。

　次回、最終回は、総括と次回に向けての抱負についてです。座長、副座長、そして来年のPyCon JP 2014の新座長に、それぞれ語っていただきましょう！