運営総括
もう一人の副座長、保坂です。昨年・一昨年は広報としてPyCon JPに携わっていましたが、今年は副座長ということで、昨年までとは違った運営参加となりました。
今年のPyCon APACにおける副座長とは、実務の責任者としての色が強く、運営全体のマネジメントを行うのが主です。
今のPyCon JPの組織構成上、座長がトップとして方向性の提示・意思決定を行い、それに向けて各担当が行動します。
副座長は、それらの各担当の進行管理や、座長の意思決定のための情報整理を行う、とても重要な役職です。
進行の話
まずは全体の進行に関する話を書いていきます。今年の運営は3年目ということもあり、ダレてしまったのか慣れによるものなのか、全体的に進行が押し気味でした。
例えば、以下のようなことがありました。
- Webサイトの公開が遅くなってしまった
- スポンサー受付開始が遅くなってしまった
- CfP、参加登録なども当初の予定より大幅に遅れてしまった
この中でも一番大きなものは、2.のスポンサー受付開始の遅れでしょうか。
以前よりスポンサーしていただけると打診をしてくださっていたところがありました。しかし、スポンサー受付開始が遅れてしまったために、稟議などが間に合わないということで、スポンサーをしていただくことができなかったこともありました。
1.は参加者の皆様へのアナウンス開始の遅れとなって直接運営に影響が出ますし、これは2.にも関連することです。
3.も結果的になんとかなりましたが、遅くなってしまうと海外からの参加者の航空券手配に影響が出てしまうこともあるため、なるべく早く開始するべきでした。
これらの遅れの原因には、会としての意思決定の遅延が挙げられます。
決定事項が挙がった際に、「誰が決めるべきなのか」「いつまでに決めるべきなのか」が明確になっていなかったため、担当間で様子見をし、譲歩してしまうためにズルズルと長引いてしまったように思います。
これらを解消するためには、各担当が「決定するべき内容」「決定するべき人」を明確化して、素早く決定して動き出すこと、座長はその決定の確認を行うといったような流れになると良いのではないかと思います。
運営負荷
これは個人的な話ですが、重要だと思ったので書いておきます。
PyCon APAC運営ではSkypeをリアルタイムのやり取りで使用しているのですが、リアルタイムで情報交換が行われるために、常に張り付き、進行を管理してしまうという事態に陥ってしまいます。
また、副座長以上に副座長らしい働きをする人がおり、その人がバリバリと管理含めて処理を行っていたため、「副座長がもっとがんばらないと！」などと思ってしまい、これが私にはとてつもないプレッシャーとなっていました。
このような状態を続けていると、少なくとも精神的な異常を来たすであろうことは確実だったので、早々にSkypeのチャットから退席することとしました。
ここまでしないと運営が回らないのであれば、それはボランティアベースで行える運営の範疇を超えていますし、健全であるとは思えません。
運営の負担軽減は早急な課題となることでしょう。
私の例は置いておいても、担当ごとに負荷の集中する人というのは発生してしまうもので、そのあたりのケアをなんとかする必要があります。
とはいえ具体的な方策があるかというと、なかなか難しいのですが…。
当日の話
開催当日の話ですが、今年は去年以上に当日スタッフに多く参加していただき、当日の運営負荷の軽減を図りました。
スタッフを増やすとその分のシャツの代金などが掛かりますが、当日スタッフに手すきの時間ができるなど運営に余裕があり、セッションを見られたという話もいくつかありました。
また、今年の会場は基調講演のあとは基本的にワンフロアなので大変コンパクトで、会場内を走りまわる必要がなかったのはとてもよかったです。
まとめ
なんだか全体的にネガティブな話が多かったのですが、今回副座長として参加したことは、前回までの広報とはまた違った経験ができて、とてもよかったと思います。
上でめちゃくちゃ大変だったかのようなことを書いていますが、喉元すぎればなんとやらで「今年なんかやったっけかなー」などと思っているのが今なので、また懲りずに来年も運営に回るような気がしています。
