PyCon APAC 2013 in Japanレポート
～第3回 その時、裏方は見た！

会場について

　会場を担当しました若林です。

　PyConJP 2011では一般参加、PyConJP 2012はSphinxConおよび当日スタッフとして参加し、今回はコアスタッフとして参加させていただきました。

担当としてやってきたこと

　今回の担当した内容は大きく3つに分かれます。

1. 会場となった工学院大学との調整と手続き
2. 会場と関連するPyCon各担当との調整
3. ネットワーク構築と運用

　工学院大学の施設を借りるにあたり、総務課担当者を窓口として各種の調整と手続きを進めました。今回は運営の試みとして会場の変更があり、会場の選定から契約手続きまでを一から行う必要がありました。

　また大学側も学会や試験会場としての実績はあるのですが、プログラミング言語を主体とした500人規模のカンファレンス開催の経験がなく、お互い手さぐりな状態で進めることになりました。

　そのため、メールのやり取りだけでは足りず、細かい調整のため幾度も大学に伺い打ち合わせを行いました。

　今まで大学側が想定していなかったネットワークや機器の貸出など、PyCon開催が近づくにつれ見落としていたことや急な要望の変更がありました。中には総務課では対応しきれない要件や会場利用スケジュール変更も多くありましたが、その都度、別窓口の紹介や調整と対応を行っていただき、概ね要望通りの会場利用をさせていただきました。

　PyCon各担当との調整では、主に事務局、スポンサー、映像配信、同時通訳、ランチの担当との調整を行いました。

　またボランティアスタッフだけでなく多くの業者などの関係者が携わっており、それらも各担当を窓口に調整が必要でした。

　主な調整内容としては、必要な備品の調整、当日の配置、荷物の受け取り、搬入出方法です。これらの情報をまとめ、大学との調整を進めました。

　特に映像配信、同時通訳、ネットワークは、大学設置の機器を利用するため、機材調査のための下見日と実機材を持ち込んでの事前検証日を設定し、慎重に準備を進めました。その甲斐もあり、当日は最小限の機材トラブルに抑えられたかと思います。

　ネットワークの構成については後述しますので、当日の運用について少し書きます。

　当日はPyCon NOCチームとして、運用と回線トラブルシュートの手伝いをしていました。NOCとは“Network Operations Center”の略で、ネットワークの構築、運用を専門に扱う部門のことです。

　大きなイベントでも臨時に設置されることがあり、今回はヤマハ技術担当を中心にPyCon会場担当、大学情報システム部担当でPyCon NOCチームとして、構築から運用までを行っていました。

　カンファレンス初日は、前日構築が間に合わず一部で接続できないといった不具合もありましたが、構築と修正を夕方までには完了し、2日目は安定したネットワークを提供できたかと思います。

ネットワーク構成

　PyCon運営からの次の要望がありました。

1. 参加者へ行きわたるWi-Fi APの提供
2. SSHが通ること
3. 映像配信用の安定した回線

　まずは、どれくらいの最大セッション数がいるかを予測しました。

　参加者の見込みは500人程度ですが、最近はタブレット端末の併用などもあり、ノートPCだけで繋ぐことはないと考え、1人平均1.5の端末と仮定して750セッション数という予測を立てましたが、これはかなり大変なことになりそうだと直観的に思いました。

　これらの要件で、大学の情報システム部の名取さん、高橋さんと打ち合わせを行ったところ、備付けのWi-Fi APの貸出は可能だが、

• それほど多くのセッションを収容できそうにない
• Wi-Fi用ゲストアカウントではセキュリティポリシーでSSHは通していないが、当日のみ変更も検討
• 各会場に有線LANのポートと固定IPアドレスを割り当ててもらえる

　全面的に情報システム部の方々からの協力もいただけることは分かりましたが、この時点で大学設置のAPだけで収容するのは難しいと考え、追加機材によるAP増築案で進めることにしました。

　機器の追加案として、知り合いからWi-Fi機材をかき集めて借りる、専門レンタル業者を利用するなど、複数案考えましたが決め手がなく頭を抱えていたところ、たまたまRubyKaigiでの実績記事や知り合いからの紹介もあり、ヤマハさんとコンタクトをとることができました。

　当初は、機材貸出提供だけをお願いしていたのですが、ヤマハ技術担当の梶さんの提案により、大学ネットワーク上にPyCon用の2日間専用のVPNを構築し運用するといった技術支援まで引き受けていただくことになりました。

　詳しくは、Blog「ヤマハの音とネットワーク製品を語る（WLX302 PyCon APAC 2013への機材提供）」でも紹介されています。

実際に使われた機材

やってみた感想

　PyConスタッフだけでなく、大学関係者やヤマハ関係者など多くの方のお力を借りて会場担当としての仕事ができました。この場を借りて、改めて御礼申し上げます。

　会場担当は、外部関係者との調整だけでなく、各担当との調整もあり、しばしば板挟みになることがありました。

　また普段プログラミングを生業としていないため、TracやBitbucketなどに慣れておらず、運営の進め方に戸惑いがありました。

　私の一番の反省点でもあるのですが、意思疎通や決定事項に関していき違いも多かったため、連絡手段などをもう少し見直す必要があるように感じられます。

　いろいろありましたが、PyConに携わらなければ経験しなかったことばかりで、無事に開催できたという達成感や、Pythonとは関係はありませんが、技術的に面白いことができたという満足感もあります。

　次回、またスタッフとして参加するかは未定ですが、引き続きPyConへの何か協力ができればと考えています。