PyCon APAC 2013 in Japanレポート
～第3回 その時、裏方は見た！

広報について

　広報の筒井です。PyCon JPには、昨年初めて一般参加者として参加しました。次も参加するつもりだったのですが、「別の関わり方をしてみるともっと面白いのでは？」と思いスタッフに立候補しました。

　開催前は、広報としてこんなことをやってきました。

• 他の勉強会での宣伝LT
• サイトでの告知
• PyCon JP Blogでの告知
• Twitterアカウント@PyConJでの告知
• 技術系メーリングリスト・メディアへの告知文の作成
• メディアに掲載してもらうレポートの構成案・スケジュールの作成と執筆依頼
• メディアへの告知依頼

　時系列に追って紹介していきます。

2012年11月中旬～2013年5月中旬

　この頃はまだ開催内容について具体的に決まっていない部分が多いので、主にスタッフの募集とPyCon APAC 2013 in Japan自体の認知度を高めるための活動をしていました。

　Python Developers FestaなどのLTで、スタッフの募集や開催の告知をしてきました。

　LTはスタッフを務める前はやったことがなく、最初は前を向くのも難しいぐらい緊張してしまいました。それでも発表について反応があったり、LTを聞いてスタッフに立候補する人が現れたりと、緊張した甲斐があったなと思っています。

2013年5月中旬～8月下旬

　ここから徐々に忙しくなってきて、もうすぐ始まるんだなという実感が湧いてくる時期でした。この頃には、CfP、スポンサー募集・チュートリアル・一般参加者募集が始まるため、告知内容もこの前の時期より具体的なものになってきます。

　主にやったのは、この2つです。

• メディアやメーリングリスト向けの告知文の作成
• 勉強会でのLTで開催の告知

　告知文は、ただ概要だけ並べてもPyCon自体を知らない人には響かないので、簡潔に今年の魅力を伝えられる文章を考えるのに苦労しました。

　基調講演者の豪華さをアピールしたり、今年はアジア太平洋地域が対象の特別な年ということもあって「参加しないと次の日本でのAPAC開催はしばらく先ですよ！」と煽ってみたりと、脳に汗をかいて色んなパターンを考えていました。

　メーリングリストに投稿する告知文は英語圏向けの文章も必要なのですが、私は英語はまったく自信がないので、他のスタッフに翻訳をお願いしました。

　LTでの告知は、こんなところでやってきました。

• BIGLOBE Tech Talk
• JUnit実践入門』写経・実践会in横浜
• Python Developers Festa
• LLまつり

　LLまつりのLTは本番の1週間ほど前にスタッフの前でリハーサルをしたのですが、多くのダメ出し…もとい意見を受けて大幅に内容を見直しました。でも結果的には前よりいいLTになったと思います。

2013年8月中旬～9月上旬

　開催前レポートの掲載のため、構成案とスケジュールを作成し、各担当者に執筆を依頼していました。

　こんな流れで進めていきました。

1. 翔泳社さんに構成案・スケジュールの相談をする
2. 執筆内容を置くためにBitbucketリポジトリに雛形を作成する（Sphinxを利用）
3. 各担当者へ執筆依頼・期限を設定する
4. 各担当者に進捗状況の確認をする
5. スタッフ全員で原稿のレビューをする
6. 翔泳社さんに原稿を提出する（make htmlして作ったHTMLをDropbox上に置いてリンクを渡した）
7. 翔泳社さんからドラフト版を受け取って、掲載内容を確認する
8. 確認して問題がなければ記事掲載

　この開催前レポートはいろいろ反省点が多かったのですが…。まず、最初に上に書いた全体の流れをあいまいにしたまま進めてしまったため、動き出しが遅くなってしまいました。

　今回は、翔泳社さんのお気遣いのおかげで原稿提出から3日もかからず掲載していただいたのですが、もっと余裕をもったスケジュールにするべきでした（少なくとも、原稿提出から掲載まで1週間ぐらいはかかるという前提で考えておいた方がいいと思います）。

　最初の動き出しが遅かったために、各担当者のスケジュールもタイトになり、掲載時期がカンファレンスやパーティの申込期限をオーバーしてしまったため内容の修正を余儀なくされ…といった感じで、個人的にはここが一番悔いの残る仕事でした。次に繋げるためにも、今回やってきた掲載までの流れはスタッフ全員で共有したいです。

　また、スケジュールに余裕を持たせる意味で、執筆を依頼する可能性がある担当者に早めに相談しておくことも必要だと思います。

　運営レポートとは何か、どんなことを書いてもらう必要があるかを早い段階で伝えておけば、書く人も準備がしやすいと思います。