ファイル検索時に有効、プロパティ情報を利用する
ドキュメントにはプロパティ情報を設定することができるので、これを活用するとより便利になります。ファイル検索時にプロパティ情報で検索することもできますし、前述したようにプロパティ情報はヘッダやフッタなどに差し込むこともできます。バージョン管理などをしたい場合にそれらの情報をプロパティに設定しておけば、そのデータを差し込むことができます。プロダクトのマニュアルなどでは、ドキュメントIDなども存在するケースもあり、そのような情報がある場合には必ず利用したい機能です。
また、ドキュメントのプロパティ情報は技術的にも比較的容易に参照できるようになっています。これらの情報を参考にするサードパーティー製のツールも多々あると思うので、重要なドキュメントであれば是非、利用することをおすすめします。
ドキュメントにプロパティ情報を設定するには、［ファイル］メニューで変更します。
［ファイル］メニューを開くと図6のような画面が表示されます。
そこで、［情報］（1）を選択し、続いて［プロパティ］ボタン（2）をクリックすると、図7のようなダイアログが表示されるので、プロパティを設定してください。
プロパティ情報は、図8のようにファイルのエクスプローラーからの表示または、変更も可能です。
コメント機能を使う目的と挿入方法
コメント機能はドキュメントにコメントを残せる機能です。付箋のような使い方ができると言えば、イメージしやすいと思います。しかし、実際には使う用途がよくわからない方もいると思います。筆者は、主に以下の目的でコメント機能を利用しています。
- あとで記載するべき内容の目印
- 仮の記載であり、あとで修正すべきことの説明など
- 他の方への質問事項
- ミーティングなどで決まった際の経緯や議事録の代替
特にドキュメントが完成していない状態で関係者に共有する場合には、どの部分が確定している、もしくは確定していないことを含めて認識を共有する必要があるため、コメント機能は非常に便利な機能だと思います。
コメントを追加する
コメントを追加するには、図9での［挿入］メニュー（1）を選択し、続いて、コメントする場所、もしくは文言を選択（2）します。続いて、コメント（3）をクリックすると、（4）のようにコメント入力欄が表示されるので、コメントの内容を記入します。
また、文字列を選択して、図10のようにコンテキストメニューを開くことでもコメント追加は可能です。（1）や、（2）のような方法以外にもあるので、好きな方法で追加してください。
記述したコメントを管理する
ドキュメントにコメントを残すようになると、各コメントのステータスや、ドキュメント内にあるコメント一覧を参照したくなります。そのような時に利用できるのが、図11に示すコメント一覧の表示です。
コメント一覧は［コメント］ボタン（1）を押すと、そのドキュメントに記されたコメントが（2）に表示されます。それぞれのコメントをクリックすると、該当のドキュメント位置に移動するので、どのような内容に対するコメントかが分かります。
また、簡易なTODO管理のようにも利用できます。例えば、コメントで記載した疑問点が解決した場合には、図11のようにコメントを［解決済み］に変更できます。
［コメントへのリンク］は、ドキュメントへの該当位置を示すURLが発行されます。このURLを利用すると、同時にWeb上から匿名利用者としてドキュメントにアクセスできるようになります。従って、誰もがドキュメントを参照、または変更出来てしまうので、そのURLを公開する場合には注意が必要です。
コメントを印刷しない
印刷、または、PDFとして出力する際に、コメントを表示したくないことがあります。その際には、図12のように［設定］メニューを開くと表示される［変更履歴/コメントの印刷］からチェックを外してください。
PDFとして出力する
ドキュメントをPDF出力する場合には、多くの方が印刷機能を使っているのではないかと思います。しかし、印刷では見出し情報などがなくなってしまいます。そこで、見出し情報などを維持したままPDFを作成するには、エクスポート機能を使います。
エクスポート機能は、［ファイル］メニューを開くと図13のような画面が表示されます。
［エクスポート］メニュー（1）を選択し、続いて、［PDF/XPSドキュメントの作成］（2）を選ぶと、［PDF/XPSの作成］ボタン（3）が表示されるので、こちらをクリックします。続いて、図14のように出力するファイルダイアログが表示されます。
ここで［オプション］を選択すると、出力するPDF形式を設定するためのダイアログ（図15）が表示されます。
ここで、コメントを表示しない場合には発行対象で［文書］（1）を選択します。
見出し情報を含める場合には［見出し］（2）を選択し、［OK］ボタンを押してPDFを作成します。
また、作成されたPDFのサンプルが図16です。
