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Developers Summit 2022 Summer レポート(PR)

なぜあなたの説明は伝わらないのか? エンジニアにこそ必要な「伝える技術」【デブサミ2022夏】

【D-5】エンドユーザー500人にシステムを説明したらわかった「伝え方の技術」

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整理した情報は順番を工夫して伝えよう

 さらに整理した情報を伝える際にも、工夫が必要だという。日々の業務の中で、世良氏が重要と感じたこととして次の3点をあげた。

① 情報量を増やしすぎない

 情報は多ければ多いほど理解にエネルギーが必要になる。簡潔であればあるほど説得力は増すので、情報は伝えられる必要最低限の量で示すことが重要。ただし、知識理解が目的のプレゼンテーションは例外。正しい情報が伝わることが最優先なので、情報量を減らすことよりも、分類して整理することが大事。

② 相手に通じる用語を使って伝える

 相手のITリテラシーに合わせて、意味が伝わる用語を使う。特にエンドユーザーに対しては、専門用語を無闇に使わないよう気を付ける。

例:

×:ステージング環境に修正内容をアップロードしました。 Basic認証ID/PWを入力してご確認ください。

○:テスト用ページの修正が完了しました。 IDとパスワードの入力画面が表示されましたら、 事前に共有させていただいたIDとパスワードを入力してご確認ください。

③ 結論⇒理由⇒詳細 の順番がわかりやすい 

 説明をする際、話し手側はどうしても理由や詳細から先に話してしまいがち。しかし、先に結論を述べることで、相手が理解しやすくなる。

例:

結論:システムの保守運用業務の月額費用の見直しを行いました。

理由:当初の想定よりも作業工数が抑えられているため、現状の実績ベースに費用を見直しました。

詳細:具体的には、AとBの作業工数が抑えられており、月合計で△△の工数が発生しているため○○円の減額となります。

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さまざまな「伝え方の工夫」を覚えて実践してみよう

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この記事の著者

伊藤 真美(イトウ マミ)

エディター&ライター。児童書、雑誌や書籍、企業出版物、PRやプロモーションツールの制作などを経て独立。ライティング、コンテンツディレクションの他、広報PR・マーケティングのプランニングも行なう。

※プロフィールは、執筆時点、または直近の記事の寄稿時点での内容です

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https://codezine.jp/article/detail/16366 2022/09/22 12:00

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