整理した情報は順番を工夫して伝えよう
さらに整理した情報を伝える際にも、工夫が必要だという。日々の業務の中で、世良氏が重要と感じたこととして次の3点をあげた。
① 情報量を増やしすぎない
情報は多ければ多いほど理解にエネルギーが必要になる。簡潔であればあるほど説得力は増すので、情報は伝えられる必要最低限の量で示すことが重要。ただし、知識理解が目的のプレゼンテーションは例外。正しい情報が伝わることが最優先なので、情報量を減らすことよりも、分類して整理することが大事。
② 相手に通じる用語を使って伝える
相手のITリテラシーに合わせて、意味が伝わる用語を使う。特にエンドユーザーに対しては、専門用語を無闇に使わないよう気を付ける。
例：
×：ステージング環境に修正内容をアップロードしました。 Basic認証ID/PWを入力してご確認ください。
○：テスト用ページの修正が完了しました。 IDとパスワードの入力画面が表示されましたら、 事前に共有させていただいたIDとパスワードを入力してご確認ください。
③ 結論⇒理由⇒詳細 の順番がわかりやすい
説明をする際、話し手側はどうしても理由や詳細から先に話してしまいがち。しかし、先に結論を述べることで、相手が理解しやすくなる。
例：
結論：システムの保守運用業務の月額費用の見直しを行いました。
理由：当初の想定よりも作業工数が抑えられているため、現状の実績ベースに費用を見直しました。
詳細：具体的には、AとBの作業工数が抑えられており、月合計で△△の工数が発生しているため○○円の減額となります。
