受付について
受付、参加者マネジメント担当の吉田俊輔（@koedoyoshida）です。
PyCon JP 2014参加者の名簿、名札関連の取りまとめ、およびカンファレンス当日の受付リーダーを行いました。
これは以下のように意外に範囲が広い内容です。
- Patron／早割／通常／学生チケットのそれぞれの枚数と金額を会計などと話して決定
- 参加者募集ページの作成とメンテナンス
- Patronスポンサー様の人数などに応じて、様子を見ながら学生チケット枚数を増やし、それを告知
- connpassで決済できない方やチケットをまとめ買いしたいといった企業の方への対応
- 国外や国内でも遠方から来場される方へ旅費を支援する、遠方支援（Financial Aid）の受付と支払の担当
- 上記の参加者に加えて、スピーカー、スポンサー、スタッフを含めた名札の準備
よかったこと
一番良かったのは、初日9:30からのOpening、10:00からのKeynoteに多くの来場者が参加いただけたことです。会場のOpen自体が9:00であり、受付スタッフが入れるのもほぼ同様の時間からスタート。一階入り口右側に複数設置した受付から左側の壁際までぎっしり人が並ぶという状況でした。
今年は窓口を8個（一般用5、スピーカー、スポンサー、HelpDesk各1）用意しました。
受付では名簿チェックを省略し、一般窓口ではconnpass番号でソートした名札のみで受付をしました。こうすることにより、短時間で受付を済ませて、9:20には列がなくなっている状況となりました。
これは他のカンファレンスでの経験、前日の受付リハーサルの実施と結果の反映、窓口を担当していただいたスタッフの方の努力、また参加者の皆さんにconnpassの受付票を持ってきていただくことを念押しするといった要因が複合して短縮することができました。
個人的にも500人規模（最終的には545人）の有料カンファレンスのマネジメントはやってみたいと思っていたことでした。大変でしたが、多くの知見が得られて良かったです。
今までに150～500人規模のカンファレンス（大統一Debian勉強会やLinuxCON Japan）のスタッフで受付実務を担当していました。PyCon JP 2014にその経験を生かすことができました。また、今後同様の規模のカンファレンスや会議のスタッフをする際に非常に参考になると思います。
今回は最後に抽選をするとのことで、名札にシリアルナンバーが必要になり、その割り振りも担当となりました。無事に抽選も済んで（1つの番号で複数人当たったりすることもなく）受付の役割は無事終えることができました。
反省点
反省点としてはメールでの連絡がspamボックスに落ちたり、直前の連絡になってしまい、結果として、一部の方に伝わっていなかったことがありました。複数の連絡手段を確保し、早めに連絡するなど、改善できたらと思います。
グッズの発注
グッズ発注担当の門河（@yoshicide）です。
PyCon JPの参加者全員にノベルティグッズが行き渡るよう、ノベルティの発注と袋詰の担当をしました。
PyCon JPから提供したノベルティとしてはTシャツ、缶バッジ、ステッカー、ネックストラップと冊子があります。また、スポンサーからのノベルティグッズも一緒に配るため、袋詰業者さんを利用して事前に一箇所に集め袋詰めをお願いしました。
基本的には単純な発注作業でしたが、発注する前にはデザインフォーマット、サイズ、色（Tシャツやネックストラップなど）などをデザイン担当や他のスタッフと確認したり、皆の協力を得て作業を進めました。
よかったこと・反省点
納期最優先、オリジナルデザインのような発注作業をするというのが人生で初だったため、不安もありつつ新鮮な気持ちで作業ができとてもよかったです。発注するタイミングがまだPyCon JPのチケット販売中だったため、個数を類推しての発注となりました。
ご存知のとおり今年はチケットは完売となり、類推した個数とは合わず、急遽追加発注で調整を図ったりしましたが、ネックストラップやバッグは納期が間に合わず、一部の参加者に提供できなかったことは大きな反省点です。
