はじめに
本連載はOffice 365を実際に自社に導入した管理者観点での記事です。ターゲットは自社のITインフラに不満を持ち新たなサービスを検討している管理者の方や、開発に集中したい開発者の方です。過去連載は次のとおりです。
Office 365入門
Office 365導入セットアップ入門
なお、本連載では細かな部分については言及しません（例えば保持ポリシーの設定など）。大まかな流れでOffice 365を捉えたい方に最適な内容としている点ご了承ください。なお、今回のSharepoint Onlineの構築環境はActive Directory連携をしていることを前提に記載します。
SharePoint Onlineでできること
SharePoint Onlineはポータル機能を保有するコラボレーションサービスです。Webのグループウェアとも言えるでしょう。使い方により、その姿は様相を変えます。できることも幅広くあるため非常にざっくりと分類してみると以下の機能が提供されています。
- 情報共有のためのイントラ向けポータルサイト
- バージョン管理もできる文書管理
- インターネット向けの公開用Webサイトの作成
- 個人のオンラインストレージOneDrive for Business
- 社内SNS Yammer Enterprise
また、これらの機能を組み合わせてSharePointアプリの開発もできるため、SharePoint Onlineでできることは多岐にわたります。
今回は、社内にあるファイルサーバーへの置き換えの助力となり得る観点から、SharePoint Onlineをご紹介します。
SharePoint Onlineの基礎用語
SharePoint Onlineではいくつかの用語がありますので、最初に基本用語を紹介します。
| 用語 | 概要 |
|---|---|
| サイトコレクション | SharePoint Onlineのサイトの単位（同じレベルのサイトを別立ても可能）。サイトごとにアクセス権限を分離できる |
| サイト | サイトコレクションの内部に存在するSharePointのワークスペースで、チームサイトBlogやプロジェクト、ドキュメントなど、用途により選択して構築並びに利用する。サイトごとに細かな権限設定などもできる |
| リスト | SharePoint Online上で利用できるデータのコレクションとそれを活用してできたアプリのこと。リストを新規で作成し自分でデータを定義することもできる |
| ライブラリ | SharePoint Online上で利用できるファイル保管場所。イメージとしてファイルサーバーの共有フォルダに近いが簡単に設定できるバージョン管理、Office Onlineによる共同編集などドキュメント管理のために便利な機能が提供されている |
| ページ | SharePoint Online内部で直接レイアウト変更や文字、画像の差し込みができるページでSharePoint Online内にWikiを構築したり、全員がアクセスするトップページなどを自由に作成できる |
サイトコレクション（補足）
サイトコレクションの全体像は図1のとおりです。
サイトコレクションごとに独立しているため、利用者を限定する場合などは細かくサイト管理者を分けると良いでしょう。
例えば、全社的な情報共有と部門ごとの情報共有を進めたい場合であれば、通常は1つのサイトがあれば十分なケースが多いです。
しかし、例えば社外のユーザーの方と製品や企画に関する情報共有を行いたい場合であれば、不要な情報を閲覧されないように、もう一つサイトを作ると管理工数を削減できます。このようにケースに応じてサイトコレクションを管理すると良いでしょう。
サイトコレクションの作成はSharePoint管理センターから実施できます。
SharePoint Online管理センターへはOffice 365管理センターページから上部にある［管理者▼］をクリックし、［SharePoint］をクリックします。
サイトコレクションの追加は、リボンのようなメニューから［新規］をクリックし、作成したい物を選び、ウィザードに沿って進めるだけです。
なお、SharePoint Onlineで提供されている容量は、Enterpriseプランの場合下記になります。
10GB＋500MB（利用者一人辺り）×利用者数＝SharePoint Onlineで利用できる容量
10GB＋500MB×100名＝60GB
容量が足りないと感じる場合もあるでしょう。その場合、1GB辺り月額17円で拡張もできます。まずはスモールスタートで初めて実際に容量が必要になった際に購入するのが良いでしょう。
