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タスク管理の新提案! Office 365 Plannerとは?

Office 365でグループ作業を円滑化するOffice 365 GroupsとOffice 365 Planner

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2016/06/08 14:00

目次

Office 365 Plannerの画面構成と機能

 簡単に、Plannerの機能と名称を紹介します。PlannerはGroupsの機能も保有しているため、下記の機能を提供しています(図14)。

  • プラン(カンバン方式のタスク管理)
  • チームの予定表(Planner利用者間の共有予定表)
  • ノートブック(Planner利用者間のOneNote)
  • スレッドによるメーリングリスト(タスクの詳細情報のやり取りを実施)
  • チーム間のファイル共有(Planner利用者間の共有OneDriveフォルダ)
  • チームメンバー管理(Planner利用者の管理)
図14 Plannerの機能
図14 Plannerの機能

 それではプランの画面の詳細をご紹介します。

プラン

 プランはビューが二種類あります。タスク全体を一覧で表示するボード画面(図13)とグラフ画面(図15)です。

 通常使う画面はボード画面ですが、グラフ画面では数多くあるタスクが現時点で開始前なのか、遅延しているのか、実施中なのか、完了しているのか等の割合が一目で分かるのでプロマネやプラン管理者はこちらをうまく活用して全体進捗管理を行うことになるでしょう。

図15 Plannerの機能

図15 Plannerの機能

Plannerの単位はどうする?

 Plannerをいざ使おうというときに悩むのは、どの範囲でどのように使うかという点です。

 著者は初めて使用した際に、部署の作業すべてを1つのプランでカンバン方式でタスク管理しようとしていました。

 しかし、利用を進めていく中でタスクの粒度や別プロジェクトのカードが混ざり分かりづらいというシチュエーションが増えたため、現在では、共通のやり取り並びにMLとして活用する「部全体のプラン」と「個別プロジェクト」でプランを分けて運用をしています。今の所、このやり方が一番著者の部ではしっくり来ていますが、会社や部によって異なると思うので、実運用の際は最適な単位を模索してみてください。

 プランで一般ユーザーが使う機能は主にボード画面に集約されています。ボード画面は下記2種類の名称を機能を覚えましょう。

  • バケット(タスクステータスを表すボード)
  • カード(タスク)

 バケットは縦長な領域で、何個でも追加可能です。カードをぶら下げる領域ですので、部署やプランに応じて最適なタスクステータスのバケットを作成してください(図16)。

図16 バケットの説明
図16 バケットの説明

 カードはタスクの情報をまとめたアイテムです(図17)。

図17 カードの説明
図17 カードの説明

 下記の内容を入力して管理します。

  • タスク名
  • タスク概要
  • 締め切り日
  • 担当者
  • タスクのチェックリスト
  • タスクの進捗状況(メーリングリスト)

 カードをクリックすると上記項目の状況が一目で確認できます(図18)。

図18 カードの詳細画面
図18 カードの詳細画面

 領域があって、カードがあって、カンバン方式。利用手順は想像しやすいとは思いますが、次項では具体的な利用手順をご紹介します。

Office 365 Plannerの具体的な利用手順

 最後に、利用者観点でどのようにPlannerを利用するのかを紹介します。Plannerを利用する際に覚える機能は大きく3点です。

  • カードを作る
  • タスクステータスに応じて、カードを適切なバケットに配置
  • タスクが完了したら完了ボタンをクリック

カードを作る

 カードの作成はバケットの直ぐ下にある【 + 】ボタンをクリックするだけです。図19のような画面が表示されるので必要項目を入力し、【タスクの追加】ボタンをクリックするとカードが作られます。

図19 カードの作成画面
図19 カードの作成画面

タスクステータスに応じて、カードを適切なバケットに配置

 To Doは実施前、後はDoingだとか、Doneだとかをプランに併せて用意し、そこにカードを配置するだけです。カードはドラッグアンドドロップができますので、ポンポンと切り替えが直感的に実施できます(もちろん、カードの詳細画面からも変更可能です)。

タスクが完了したら完了ボタンをクリック

 タスクが完了した際、カードの右上にマウスを当てるとチェックボタンが表示されます。こちらをクリックすると、そのタスクは完了にチェックが付きます(図11)。

図20 カードの作成画面
図20 カードの作成画面

 例えば、Doneというバケットがあるのであれば、そちらにカードを配置してから完了ボタンをクリックしましょう。

 利用者はこの3点を繰り返すだけでPlannerを活用できます。

 なお、設定変更は可能ですが、既定の設定では「カードを作成後、担当者を割り当てる」「カードの説明を記載する」「カードを完了する」このタイミングでスレッドによるメール通知がされます。Planner利用者全員にタスクステータスがリアルタイムで共有されるという点が、Plannerの特徴と言えます。

 ざっとですがPlannerの機能や概要を紹介してきました。これだけだとイメージが付きづらい部分があると思いますので、最後に実務でPlannerを使用している著者のノウハウをご紹介します。


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著者プロフィール

  • WINGSプロジェクト ナオキ(ナオキ)

    <WINGSプロジェクトについて> 有限会社 WINGSプロジェクトが運営する、テクニカル執筆コミュニティ(代表 山田祥寛)。主にWeb開発分野の書籍/記事執筆、翻訳、講演等を幅広く手がける。2018年11月時点での登録メンバは55名で、現在も執筆メンバを募集中。興味のある方は、どしどし応募頂...

  • 山田 祥寛(ヤマダ ヨシヒロ)

    静岡県榛原町生まれ。一橋大学経済学部卒業後、NECにてシステム企画業務に携わるが、2003年4月に念願かなってフリーライターに転身。Microsoft MVP for ASP/ASP.NET。執筆コミュニティ「WINGSプロジェクト」代表。 主な著書に「入門シリーズ(サーバサイドAjax/XM...

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