会場チームのPyCon JP 2016の過ごし方
Party
飲食担当の新井です。
今年も例年通り、参加チケットにパーティーが含まれている形式で開催しました。これには参加者同士のリアルなコミュニケーションを重視するPyCon JPの思いが込められています。
手配に関して今回は、朝食・ランチ・ドリンク・パーティーをまるっとエームサービス株式会社さんにお願いしました。総額500万円を超える額となったため振込対応で大変だった面はありましたが、連絡を取り合うところが1つになったことによる効率化のメリットがとても大きかったです。
PyCon JPでは国際カンファレンスとしてビーガン・ハラールの料理提供を取り組んでいますが、パーティーでは人数分用意した料理がなくなってしまわないよう毎年配置に苦慮していました（一般向けの料理を食べることができないため）。
ただ参加者の反響として「ビーガン・ハラールの料理もとても美味しい・あまり食べる機会がないので食べてみたい」という声が多く聞こえたので、来年はビーガン・ハラールの料理をなくなる心配がないほどたくさん用意して、みなさんに楽しんでもらうのも面白そうだと思っています。
また今年の反省としては、「パーティーで生ビールが飲みたい」という声がありました（主に座長・副座長から）。これは担当者がビールへのこだわりを持っていなかったことが原因なので、来年のパーティー担当者にはビール好きの方が最適かなと考えています。
みなさんの参加アンケートの意見をもとに、来年はさらに充実したパーティーを設けることができるよう取り組んでいきます。
食事について
会場チームの入澤です。
限定的ではありましたが今年は朝食を用意することができました。あっという間になくなってしまったので、「そんなの知らなかったよ！」という方も少なくなかったかもしれません。朝食を用意したのは、基調講演を聞いてほしかった、という意図もあります。とはいえ、きちんとアナウンスできていなかったことは反省点です。来年は、スタッフの朝食も用意できたらいいな、と思っています。
昼食はいかがでしたか。試食会を開き、スタッフで検討して決めたものです。小食の方には少し多かったかもしれません。昼食については一点、大きな反省点があります。カンファレンス二日目はビュッフェスタイルにしたのですが、お昼のジョブフェアが二階なのにも関わらず、持ち運びしやすいものを用意していなかったことです。それでも、ジョブフェアは盛況だったようでほっとしました。
会場準備
会場チームの若林です。
今年の会場は早稲田大学西早稲田キャンパスでした。イベント会場ではなく大学での開催ということで早くから手続きにとりかかり細かな調整を行いました。
会場の下見も何度か行い、当日の会場内のレイアウトなどを練りました。
前日準備では始めに机や椅子といった普段設置されているものを動かすところから始まりました。会場設営はとにかく力仕事ですが活気あふれるスタッフのパワーにより順調に進みました。下見で決めたレイアウトに従って設営したので、スタッフ手作りの素晴らしい会場になったのではないでしょうか。ただこの日はあいにくの雨で、ずぶ濡れになりながらの作業でした。
他にも宅配便で届く荷物の受取やポスターセッション用のポスターボードの設置など、さまざまな仕事がありました。宅配便は設営用の物品やスポンサーブースの荷物などですが、それらが一度に届くので驚く量になります。私は初めてのスタッフでしたので、あらゆることの規模の大きさに驚かされました。
当日の様子
当日はまず会場の鍵を開けるところから仕事がスタートしました。会場チームとしては基調講演が行われる大きな部屋を仕切ったり繋げたりする作業が大きな仕事でした。それ以外の時間は基本的に自由で、定期的に会場関係で問題がないか確認し、もしあれば対応するということを行っていました。
当日は予想はしていたものの、参加者が一斉に無線LANへアクセスするため、やはりインターネットが不安定でした。これは来年の課題です。また2日目は休日であったため、キャンパスの入り口が限られており分かりづらかったかと思います。全体的に会場までのアクセスの情報が不足していたのでこちらも来年の課題です。
